Nhân viên hiện trường xuất nhập khẩu – Người trực tiếp vận hành dòng hàng hóa

Nếu nhân viên sale là người mang khách hàng về, nhân viên chứng từ là người kiểm soát hồ sơ, thì nhân viên hiện trường (Operation / Field Staff) chính là người thực chiến ngoài thực tế, đảm bảo hàng hóa được giao – nhận, làm thủ tục, và vận chuyển đúng quy trình.

Đây là vị trí không hào nhoáng, nhưng vô cùng quan trọng trong chuỗi logistics, là “đôi chân” giúp toàn bộ hệ thống vận hành trơn tru.

1. Nhân viên hiện trường là ai?

Nhân viên hiện trường (Field Staff Logistics / Operation Staff) là người trực tiếp xử lý công việc thực tế tại hiện trường, bao gồm: cảng biển, sân bay, kho bãi, hải quan, ICD, depot container, hoặc nhà máy của khách hàng.

Họ đại diện cho công ty logistics hoặc doanh nghiệp xuất nhập khẩu để làm việc với các bên liên quan như: hải quan, cảng vụ, hãng tàu, hãng hàng không, kho, bãi và đơn vị vận tải.

2. Công việc cụ thể của nhân viên hiện trường

Tùy từng loại hình xuất hay nhập, đường biển hay đường hàng không, nhưng nhìn chung, nhân viên hiện trường phải thực hiện những nhiệm vụ chính sau:

🚛 A. Chuẩn bị và kiểm tra hồ sơ

• Nhận chứng từ từ bộ phận chứng từ hoặc khách hàng.

• Kiểm tra thông tin: số container, seal, mã vận đơn, số tờ khai, booking, invoice, packing list…

• Đảm bảo hồ sơ hợp lệ trước khi đi làm thủ tục.

⚓ B. Làm thủ tục hải quan & giao nhận hàng hóa

• Làm việc trực tiếp với cơ quan hải quan để thông quan hàng hóa (xuất hoặc nhập).

• Phối hợp với cảng, kho, ICD, depot, hãng tàu để lấy lệnh giao hàng (EDO, D/O), nộp phí, lấy container rỗng, hạ container, cân hàng, kiểm hóa…

• Giám sát quá trình đóng hàng – rút hàng – niêm phong container tại kho hoặc nhà máy.

📦 C. Theo dõi tiến độ vận chuyển

• Cập nhật tình trạng hàng hóa, container, thời gian đóng/rút hàng, lịch tàu, v.v.

• Báo cáo kịp thời cho bộ phận chứng từ, khách hàng hoặc sale nếu có phát sinh.

• Đảm bảo hàng được giao đúng thời gian và đúng yêu cầu.

🧾 D. Hoàn thiện hồ sơ sau giao nhận

• Giao lại chứng từ đã hoàn thành (D/O, EIR, phiếu cân, biên bản kiểm hóa…) cho bộ phận chứng từ hoặc kế toán.

• Lưu trữ và đối chiếu thông tin để thanh toán hoặc xác nhận dịch vụ hoàn tất.

3. Vai trò quan trọng trong chuỗi logistics

Nhân viên hiện trường là mắt xích không thể thiếu giữa khâu giấy tờ và thực tế vận hành.
Một sai sót nhỏ trong hiện trường có thể làm chậm cả chuyến hàng, gây thiệt hại lớn về chi phí và uy tín cho doanh nghiệp.

Họ là người:

• Đảm bảo tính chính xác và an toàn cho hàng hóa.

• Giúp kết nối giữa bộ phận văn phòng và thực tế cảng – kho.

• Xử lý tình huống phát sinh nhanh chóng: trễ tàu, hỏng container, sai seal, thiếu chứng từ, v.v.

Có thể nói, không có nhân viên hiện trường, sẽ không có hàng nào được thông quan và giao nhận thành công.

4. Kỹ năng cần có của nhân viên hiện trường giỏi

Để làm tốt công việc này, nhân viên hiện trường cần có:

• Kiến thức cơ bản về xuất nhập khẩu và logistics.

• Kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống thực tế linh hoạt.

• Khả năng chịu áp lực cao, làm việc ngoài trời, di chuyển nhiều.

• Sự tỉ mỉ, trung thực và tinh thần trách nhiệm.

• Hiểu quy định hải quan, quy trình cảng, và thao tác thực tế.

5. Cơ hội nghề nghiệp

Dù bắt đầu từ vị trí hiện trường, nhưng đây là nền tảng thực tế rất quý giá.
Từ kinh nghiệm này, bạn có thể phát triển lên nhiều hướng khác nhau:

• Nhân viên điều phối / điều hành logistics (Operation Executive).

• Nhân viên chứng từ hoặc sale logistics.

• Chuyên viên hải quan hoặc khai báo hải quan chuyên nghiệp.

• Quản lý vận hành, quản lý kho hoặc chuyên viên xuất nhập khẩu tại doanh nghiệp.

6. Kết luận

“Nhân viên hiện trường là người khiến kế hoạch trên giấy trở thành hiện thực.”

Đó là công việc đòi hỏi sự nhanh nhẹn, chính xác và tinh thần trách nhiệm cao.
Dù làm việc trong môi trường khắc nghiệt, nhưng họ là người trực tiếp tạo nên giá trị thực cho chuỗi logistics, đảm bảo mỗi lô hàng đến đúng nơi, đúng lúc, và an toàn tuyệt đối.