Những kỹ năng nhân viên xuất nhập khẩu cần có và cách nâng cao trong thời đại mới

Ngành xuất nhập khẩu (XNK) luôn biến động theo xu hướng thương mại toàn cầu, sự phát triển của công nghệ và chính sách quản lý nhà nước. Vì vậy, để thành công và phát triển bền vững trong nghề, mỗi nhân viên XNK cần liên tục rèn luyện kỹ năng, cập nhật kiến thức mới.

1. Kỹ năng thiết yếu của nhân viên xuất nhập khẩu hiện nay

Một nhân viên XNK giỏi không chỉ nắm vững nghiệp vụ mà còn cần sự linh hoạt trong nhiều khía cạnh:

• Hiểu biết về thủ tục hải quan & chứng từ: Tờ khai, HS code, Invoice, Bill of Lading, C/O, giấy phép chuyên ngành…

• Kỹ năng giao tiếp & đàm phán: Làm việc với khách hàng, hãng tàu, forwarder, cơ quan quản lý.

• Kỹ năng ngoại ngữ: Đặc biệt là tiếng Anh thương mại, để xử lý hợp đồng, email quốc tế, điều kiện Incoterms.

• Kỹ năng công nghệ: Sử dụng thành thạo VNACCS/VCIS, phần mềm ERP, tracking lô hàng, và các công cụ số hỗ trợ logistics.

• Quản lý thời gian & xử lý tình huống: Ngành XNK luôn gấp rút với deadline, cut-off time, nên khả năng sắp xếp và ứng phó sự cố là cực kỳ quan trọng.

2. Người đi làm lâu năm cần làm gì để nâng cao kỹ năng?

Đối với những ai đã gắn bó nhiều năm với nghề, sự chủ quan hoặc “ngủ quên” trên kinh nghiệm cũ là một rào cản lớn. Một số gợi ý để duy trì lợi thế cạnh tranh:

• Cập nhật chính sách, luật lệ mới: Theo dõi Nghị định, Thông tư mới về hải quan, thuế, kiểm dịch.

• Nắm bắt xu hướng số hóa logistics: Tự động hóa tờ khai, e-BL, blockchain trong vận tải, trí tuệ nhân tạo trong quản lý chuỗi cung ứng.

• Tham gia khóa học chuyên sâu: Các chứng chỉ FIATA, CILT, đào tạo nghiệp vụ hải quan chuyên ngành.

• Kỹ năng quản trị & lãnh đạo: Không chỉ xử lý công việc cá nhân, mà còn huấn luyện đội nhóm, tối ưu hóa quy trình trong doanh nghiệp.

3. Những lưu ý cho bạn trẻ mới ra trường bước vào ngành XNK

Đối với thế hệ trẻ, đây vừa là cơ hội, vừa là thách thức. Một số điểm cần ghi nhớ:

• Chấp nhận làm từ những công việc nhỏ nhất: Nhập dữ liệu, làm chứng từ, hỗ trợ hiện trường – đây là cách nhanh nhất để hiểu bản chất công việc.

• Rèn tính kỷ luật và cẩn thận: Sai sót nhỏ như nhập sai HS code hay quên ký chứng từ có thể gây thiệt hại lớn.

• Tìm mentor hoặc đồng nghiệp giàu kinh nghiệm: Học hỏi thực tế nhanh hơn nhiều so với sách vở.

• Đầu tư ngoại ngữ và tin học văn phòng: Đây là “vũ khí” để bạn cạnh tranh với hàng nghìn ứng viên khác.

• Luôn tò mò và cập nhật xu hướng: Logistics xanh, chuỗi cung ứng bền vững, thương mại điện tử xuyên biên giới… là những lĩnh vực sẽ mở ra cơ hội mới.

4. Kết luận

Xuất nhập khẩu là một nghề đầy áp lực nhưng cũng giàu cơ hội. Người đi trước cần không ngừng nâng cấp bản thân để không bị tụt hậu, còn người trẻ cần kiên nhẫn, ham học hỏi để nhanh chóng trưởng thành.
Điều quan trọng nhất là giữ đam mê và tinh thần cầu tiến, bởi XNK không chỉ là nghề, mà còn là hành trình đưa hàng hóa Việt Nam ra thế giới.