Quy trình xuất nhập khẩu cơ bản – Hướng dẫn cho người mới bắt đầu

Nếu bạn mới bắt đầu tìm hiểu về xuất nhập khẩu (XNK), có lẽ bạn sẽ thấy quá trình này khá phức tạp, liên quan đến nhiều bên: nhà sản xuất, khách hàng, hải quan, ngân hàng, hãng tàu, công ty logistics… Thực tế, quy trình XNK được chuẩn hóa và có thể chia thành các bước rõ ràng.

Trong bài viết này, XNKHub sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình xuất nhập khẩu cơ bản – nền tảng quan trọng cho bất kỳ ai đang học hoặc làm việc trong lĩnh vực logistics và thương mại quốc tế.

1. Tổng quan quy trình xuất nhập khẩu

Quy trình XNK có thể chia thành 3 giai đoạn chính:

1. Trước khi giao dịch (chuẩn bị và ký hợp đồng).

2. Trong khi giao dịch (sản xuất, vận chuyển, thông quan).

3. Sau khi giao dịch (thanh toán, khiếu nại nếu có).

Tùy theo hình thức xuất hay nhập, các bước chi tiết có thể khác nhau, nhưng về cơ bản, chúng luôn xoay quanh các hoạt động: hợp đồng – chứng từ – logistics – hải quan – thanh toán.

2. Các bước trong quy trình xuất khẩu cơ bản

Khi một doanh nghiệp Việt Nam bán hàng ra nước ngoài, quy trình xuất khẩu thường diễn ra theo các bước sau:

Bước 1: Đàm phán & ký hợp đồng ngoại thương

• Hai bên (người bán & người mua) thỏa thuận các điều kiện giao hàng theo Incoterms (FOB, CIF, DDP…).

• Xác định giá cả, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán (T/T, L/C).

• Ký hợp đồng ngoại thương (Sales Contract).

👉 Lưu ý: Hợp đồng càng rõ ràng thì càng giảm rủi ro khi phát sinh tranh chấp.

Bước 2: Chuẩn bị hàng hóa

• Sản xuất hoặc thu gom hàng hóa theo yêu cầu hợp đồng.

• Đóng gói hàng đúng tiêu chuẩn quốc tế (bao bì, nhãn mác, pallet…).

• Đối với một số mặt hàng đặc thù, cần xin giấy phép xuất khẩu, kiểm dịch hoặc kiểm định chất lượng.

Bước 3: Chuẩn bị & xử lý chứng từ

Bộ chứng từ xuất khẩu thường gồm:

• Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại).

• Packing List (Bảng kê chi tiết hàng hóa).

• Bill of Lading (Vận đơn).

• Certificate of Origin (C/O – Giấy chứng nhận xuất xứ).

• Giấy phép xuất khẩu, kiểm dịch (nếu cần).

👉 Đây là bước quan trọng, vì sai sót nhỏ có thể khiến hàng bị kẹt tại cảng.

Bước 4: Thuê phương tiện vận tải & làm thủ tục hải quan

• Thỏa thuận với hãng tàu hoặc công ty forwarder để đặt chỗ vận tải.

• Khai báo hải quan điện tử qua VNACCS/VCIS.

• Nộp thuế xuất khẩu (nếu có).

• Chờ cơ quan hải quan kiểm tra và thông quan lô hàng.

Bước 5: Giao hàng & thanh toán

• Doanh nghiệp bàn giao hàng cho hãng tàu hoặc đơn vị vận tải quốc tế.

• Người mua nhận hàng tại cảng đến.

• Thanh toán được thực hiện theo phương thức đã thỏa thuận (T/T trả trước, trả sau, hoặc L/C).

3. Các bước trong quy trình nhập khẩu cơ bản

Khi doanh nghiệp Việt Nam mua hàng từ nước ngoài, các bước thường ngược lại:

Bước 1: Đàm phán & ký hợp đồng ngoại thương

• Thỏa thuận điều kiện giao hàng (CIF, DAP, FOB…).

• Thống nhất giá, số lượng, chất lượng, thanh toán.

• Ký Sales Contract.

Bước 2: Xin giấy phép nhập khẩu (nếu có)

Một số mặt hàng đặc thù như: dược phẩm, mỹ phẩm, hóa chất, máy móc cũ… cần giấy phép từ các cơ quan quản lý.

Bước 3: Làm thủ tục hải quan nhập khẩu

• Người nhập khẩu chuẩn bị Invoice, Packing List, Bill of Lading, C/O…

• Khai tờ khai hải quan điện tử.

• Nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT.

• Hải quan kiểm tra & thông quan.

Bước 4: Nhận hàng & đưa về kho

• Liên hệ hãng tàu/forwarder để lấy lệnh giao hàng (D/O).

• Làm thủ tục lấy hàng tại cảng, ICD hoặc sân bay.

• Vận chuyển hàng về kho doanh nghiệp.

Bước 5: Thanh toán cho nhà cung cấp

• Doanh nghiệp thanh toán theo điều khoản đã ký.

• Hoàn tất giao dịch.

4. Các bên tham gia trong quy trình XNK

Một lô hàng XNK thường liên quan đến nhiều bên:

• Người bán & người mua (Exporter – Importer).

• Forwarder / Công ty logistics.

• Hãng tàu, hãng hàng không.

• Ngân hàng (thanh toán L/C, T/T).

• Cơ quan hải quan.

• Cơ quan cấp C/O, kiểm dịch, kiểm định.

Hiểu rõ vai trò của từng bên sẽ giúp doanh nghiệp phối hợp hiệu quả và xử lý nhanh các tình huống phát sinh.

5. Những lưu ý quan trọng cho người mới

• Luôn kiểm tra kỹ điều kiện Incoterms trước khi ký hợp đồng.

• Đảm bảo chứng từ đồng nhất (Invoice, Packing List, Bill of Lading).

• Theo dõi sát tiến độ vận chuyển để tránh phát sinh chi phí lưu container/lưu bãi.

• Cập nhật chính sách XNK, thuế quan thường xuyên.

• Xây dựng mối quan hệ tốt với forwarder và ngân hàng để được hỗ trợ kịp thời.

6. Kết luận

Quy trình xuất nhập khẩu tuy nhiều bước, nhưng khi hiểu rõ bản chất thì sẽ trở nên logic và dễ nắm bắt. Nắm vững quy trình là nền tảng để doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh quốc tế.

👉 Trong các bài viết tiếp theo, XNKHub sẽ đi sâu hơn vào từng mảng: Incoterms, chứng từ xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan và mẹo tối ưu logistics.