Quy trình thông quan hàng hóa tại Việt Nam: Hướng dẫn chi tiết cho doanh nghiệp

Giới thiệu

Thông quan là bước bắt buộc trong hoạt động xuất nhập khẩu, quyết định việc hàng hóa có thể ra/vào lãnh thổ Việt Nam một cách hợp pháp hay không. Với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp mới, quy trình này thường gây không ít khó khăn bởi sự phức tạp của thủ tục hải quan, giấy phép chuyên ngành và hệ thống quản lý điện tử.

Trong bài viết này, XNKHub sẽ giúp bạn hiểu rõ từng bước của quy trình thông quan hàng hóa tại Việt Nam, từ chuẩn bị hồ sơ, khai báo hải quan đến thông quan và nhận hàng.

1. Khái niệm “thông quan” là gì?

Thông quan là quá trình cơ quan hải quan kiểm tra, giám sát và quyết định cho phép hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh được lưu thông vào/ra khỏi lãnh thổ quốc gia.

Hoạt động thông quan được thực hiện trên Hệ thống VNACCS/VCIS (hệ thống thông quan điện tử của Hải quan Việt Nam).

2. Quy trình thông quan hàng hóa nhập khẩu

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ hải quan

Bộ hồ sơ hải quan nhập khẩu cơ bản bao gồm:

• Hợp đồng mua bán (Sales Contract)

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

• Phiếu đóng gói (Packing List)

• Vận đơn (Bill of Lading / Airway Bill)

• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O – nếu có)

• Giấy phép nhập khẩu (nếu hàng thuộc diện quản lý)

• Các chứng từ khác theo yêu cầu (chứng nhận kiểm dịch, kiểm tra chất lượng…)

Bước 2: Khai báo hải quan điện tử

• Doanh nghiệp/đơn vị dịch vụ logistics đăng nhập vào hệ thống VNACCS để khai báo.

• Thông tin khai báo: mã HS, trị giá hàng, thuế suất, thông tin người xuất – nhập khẩu, điều kiện giao hàng…

• Hệ thống sẽ phân luồng tờ khai:

  • Luồng xanh: miễn kiểm tra, chỉ cần nộp thuế (nếu có).

  • Luồng vàng: kiểm tra hồ sơ giấy.

  • Luồng đỏ: kiểm tra cả hồ sơ + thực tế hàng hóa.

Bước 3: Nộp thuế và lệ phí

• Doanh nghiệp nộp thuế xuất nhập khẩu, VAT (nếu có) qua hệ thống ngân hàng kết nối với hải quan.

• Sau khi xác nhận thuế đã nộp, hệ thống hải quan mới cho thông quan.

Bước 4: Kiểm tra thực tế hàng hóa (nếu bị phân luồng vàng/đỏ)

• Hải quan trực tiếp mở hàng, kiểm tra số lượng, chủng loại, xuất xứ.

• Đối với một số mặt hàng đặc thù, cần lấy mẫu để kiểm định.

Bước 5: Thông quan và nhận hàng

• Khi hoàn tất các bước trên, hải quan xác nhận “thông quan” trên hệ thống.

• Doanh nghiệp/đơn vị logistics mang lệnh giao hàng (D/O) hoặc (eD/O, thao tác trên hệ thống) để lấy hàng tại cảng/kho.

3. Quy trình thông quan hàng hóa xuất khẩu

Đối với hàng xuất khẩu, quy trình đơn giản hơn:

Bước 1: Chuẩn bị chứng từ xuất khẩu

• Hợp đồng ngoại thương

• Hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói

• Vận đơn dự kiến

• Giấy phép xuất khẩu (nếu hàng thuộc diện quản lý)

• C/O (nếu cần để hưởng ưu đãi thuế quan)

Bước 2: Khai báo hải quan

• Doanh nghiệp khai báo trên VNACCS.

• Hệ thống cũng phân luồng xanh – vàng – đỏ tương tự nhập khẩu.

Bước 3: Tập kết hàng ra cảng/kho

• Doanh nghiệp đưa hàng vào cảng/kho xuất.

• Hải quan kiểm tra nếu bị phân luồng.

Bước 4: Xác nhận thông quan

• Sau khi kiểm tra và đủ điều kiện, hải quan xác nhận “hàng đã thông quan”.

• Doanh nghiệp có thể lấy vận đơn từ hãng tàu/forwarder để gửi cho người mua.

4. Một số lưu ý quan trọng

• Khai đúng mã HS: Đây là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến thuế suất và thủ tục quản lý. Sai mã HS có thể bị phạt nặng.

• Theo dõi tình trạng luồng tờ khai: Luồng xanh thường nhanh, nhưng luồng vàng/đỏ cần chuẩn bị sẵn sàng hồ sơ giấy và phương án kiểm tra hàng.

• Đăng ký chữ ký số và tài khoản VNACCS: Doanh nghiệp cần có để khai báo trực tuyến.

• Sử dụng dịch vụ logistics uy tín: Nếu doanh nghiệp mới, nên hợp tác với đơn vị có kinh nghiệm để tránh sai sót.

5. Lợi ích của việc nắm rõ quy trình thông quan

• Tiết kiệm thời gian: rút ngắn thời gian lưu kho bãi.

• Tiết kiệm chi phí: giảm rủi ro bị phạt, tránh phát sinh phí lưu container (DEM/DET).

• Tăng tính chủ động: dễ dàng dự trù thời gian giao hàng cho đối tác.

• Tạo uy tín: hàng giao đúng hạn, đúng cam kết.

6. Kinh nghiệm thực tế từ doanh nghiệp XNK

• Luôn chuẩn bị trước checklist chứng từ cho mỗi lô hàng.

• Với hàng nhập khẩu mới lần đầu, nên hỏi trước cơ quan hải quan hoặc đơn vị logistics về giấy phép chuyên ngành.

• Với hàng nông sản, thủy sản, cần liên hệ sớm cơ quan kiểm dịch để tránh ùn tắc.

• Kiểm tra kỹ vận đơn và packing list để tránh sai lệch khi khai báo.

Kết luận

Quy trình thông quan hàng hóa tại Việt Nam không quá phức tạp nếu doanh nghiệp hiểu rõ các bước và chuẩn bị kỹ chứng từ. Nắm vững quy trình sẽ giúp tiết kiệm chi phí, hạn chế rủi ro và nâng cao uy tín trong thương mại quốc tế.