Mã HS Code là gì? Cách áp đúng và những rủi ro cần tránh cho người mới

Trong xuất nhập khẩu, HS code chính là “chìa khóa” của mọi thủ tục: từ thuế, hải quan đến kiểm tra chuyên ngành. Sai một con số, doanh nghiệp có thể gánh rủi ro lớn. Vậy HS code là gì, làm sao để áp đúng và đâu là bí quyết cho người mới?

1. Mã HS code là gì?

• HS code (Harmonized System Code) là hệ thống mã số quốc tế để phân loại hàng hóa.

• Mỗi loại hàng có một mã HS riêng, thường 8–10 số, được sử dụng thống nhất ở nhiều quốc gia.

Ví dụ:

• 0901.21: Cà phê rang, chưa khử caffeine.

• 6403.59: Giày dép bằng da, loại khác.

Vai trò của HS code:

• Xác định thuế nhập khẩu, thuế xuất khẩu.

• Là cơ sở áp dụng các chính sách quản lý chuyên ngành (kiểm dịch, kiểm tra chất lượng, an toàn thực phẩm…).

• Giúp thống kê thương mại quốc tế.

2. Làm sao để áp đúng mã HS?

Để áp đúng mã HS, cần kết hợp nhiều yếu tố:

1. Thông tin chi tiết sản phẩm

   • Thành phần, cấu tạo, chất liệu chính.

   • Công dụng, mục đích sử dụng.

   • Tình trạng: thô, bán thành phẩm hay thành phẩm.

2. Tra cứu trong Biểu thuế xuất nhập khẩu

   • Tìm nhóm hàng, so sánh các mô tả gần giống để chọn đúng mã.

3. 

   Áp dụng Quy tắc giải thích HS (GRI)
   Đây là 6 nguyên tắc quốc tế do Tổ chức Hải quan Thế giới (WCO) ban hành để hướng dẫn phân loại hàng hóa:

   • GRI 1: Ưu tiên mô tả hàng hóa cụ thể nhất.

   • GRI 2: Nếu chưa hoàn chỉnh nhưng có hình dạng, chức năng cơ bản → phân loại như sản phẩm hoàn chỉnh.

   • GRI 3: Khi hàng có thể xếp vào nhiều nhóm, ưu tiên theo mô tả cụ thể hơn; nếu vẫn khó → chọn theo thành phần chính.

   • GRI 4: Nếu không xác định được → chọn nhóm hàng gần nhất.

   • GRI 5: Bao bì, vỏ đựng nếu là loại sử dụng lâu dài → phân loại cùng sản phẩm.

   • GRI 6: Xác định phân loại ở cấp độ phân nhóm (subheading).

👉 Nói ngắn gọn: GRI là bộ nguyên tắc giúp bạn “gỡ rối” khi phân loại hàng hóa, tránh việc áp sai mã do mô tả không rõ ràng.

4. Tham khảo thực tế

   • Các quyết định phân loại mẫu hàng của hải quan (công khai trên website).

   • 

     Hỏi chi cục hải quan hoặc đơn vị khai thuê hải quan có kinh nghiệm.

3. Rủi ro khi áp sai mã HS

• Sai thuế suất: Có thể nộp thiếu hoặc thừa thuế. Nếu nộp thiếu → bị truy thu, phạt chậm nộp.

• Sai chính sách quản lý chuyên ngành: Hàng thuộc diện kiểm tra nhưng không khai → bị ách tại cảng, tái xuất hoặc tiêu hủy.

• Ảnh hưởng uy tín: Doanh nghiệp bị đánh giá rủi ro cao, hàng sau này dễ bị kiểm tra gắt gao hơn.

4. Tips để người mới áp đúng mã HS

• ✅ Chuẩn bị thông tin sản phẩm chi tiết (catalogue, hình ảnh, tài liệu kỹ thuật).

• ✅ Tra cứu trong Biểu thuế và so sánh nhiều nhóm liên quan.

• ✅ Áp dụng đúng Quy tắc GRI.

• ✅ Tham khảo cơ sở dữ liệu và quyết định phân loại của hải quan.

• ✅ Nhờ đơn vị khai thuê hải quan hỗ trợ nếu mặt hàng phức tạp.

• ✅ Gửi công văn xin xác định trước mã HS (Binding Ruling) để chắc chắn.

5. Checklist 5 bước tra cứu & xác định mã HS cho người mới

Bước 1: Thu thập thông tin sản phẩm

• Mô tả chi tiết: tên gọi, thành phần, cấu tạo.

• Công dụng, chức năng, mục đích sử dụng.

• Hình ảnh, catalogue, tài liệu kỹ thuật.

Bước 2: Tra cứu trong Biểu thuế xuất nhập khẩu

• Tìm nhóm hàng phù hợp trong Danh mục HS.

• So sánh các dòng mô tả gần giống để chọn mã cụ thể.

Bước 3: Áp dụng Quy tắc GRI

• Ưu tiên mô tả cụ thể nhất.

• Nếu hàng có nhiều nguyên liệu → xác định thành phần chính.

• Nếu khó phân loại → xem theo mục đích sử dụng.

Bước 4: Đối chiếu chính sách và thực tế

• Kiểm tra mức thuế suất đi kèm mã HS.

• Xem hàng có thuộc diện kiểm tra chuyên ngành không.

• Tham khảo quyết định phân loại của hải quan.

Bước 5: Xác nhận để giảm rủi ro

• Hỏi ý kiến hải quan/đơn vị khai thuê.

• Nếu cần, xin xác định trước mã HS để có cơ sở pháp lý chắc chắn.

6. Sơ đồ quy trình xác định mã HS Code

📊 Quy trình đơn giản cho người mới:

Bước 1: Thu thập thông tin sản phẩm
⬇️
Bước 2: Tra cứu Biểu thuế xuất nhập khẩu
⬇️
Bước 3: Áp dụng Quy tắc GRI (1–6)
⬇️
Bước 4: Đối chiếu chính sách quản lý & thuế suất
⬇️
Bước 5: Tham khảo quyết định phân loại / hỏi hải quan
⬇️
Bước 6: Xác nhận mã HS chính thức (nếu cần, xin xác định trước HS code)

7. Kết luận

Mã HS code là nền tảng trong hoạt động xuất nhập khẩu. Áp đúng mã HS đồng nghĩa với việc áp đúng thuế, đúng chính sách quản lý, và giảm rủi ro cho doanh nghiệp. Với người mới, việc nắm rõ nguyên tắc GRI, áp dụng checklist và theo sơ đồ quy trình sẽ giúp quá trình phân loại trở nên dễ dàng, hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian.

👉 Trên XNKHub.com, chúng tôi sẽ tiếp tục chia sẻ các bài viết hướng dẫn thực tế, giúp bạn vững vàng hơn trong công việc xuất nhập khẩu.