Các loại chứng từ quan trọng trong xuất nhập khẩu mà doanh nghiệp cần biết

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, chứng từ được xem như “ngôn ngữ” chung để các bên trong thương mại quốc tế giao tiếp và ràng buộc trách nhiệm. Một bộ chứng từ đầy đủ, chính xác sẽ giúp doanh nghiệp thông quan nhanh chóng, hạn chế rủi ro và nhận thanh toán đúng hạn. Ngược lại, chỉ một sai sót nhỏ trong chứng từ cũng có thể khiến hàng bị ách tắc tại cảng hoặc thậm chí mất trắng giá trị lô hàng.

Vậy những loại chứng từ nào là quan trọng nhất trong hoạt động XNK? Bài viết này từ XNKHub sẽ giúp bạn nắm rõ.

1. Chứng từ thương mại (Commercial Documents)

1.1. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice – CI)

• Là chứng từ cơ bản do người bán phát hành cho người mua.

• Thể hiện chi tiết hàng hóa: tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng trị giá, điều kiện giao hàng (Incoterms), điều kiện thanh toán.

• Đây là cơ sở để khai báo hải quan, tính thuế và yêu cầu thanh toán.

1.2. Phiếu đóng gói (Packing List – PL)

• Cung cấp thông tin chi tiết về cách đóng gói hàng hóa: số kiện, trọng lượng, kích thước, cách sắp xếp.

• Giúp hải quan, hãng tàu và người nhận hàng kiểm tra nhanh chóng.

1.3. Hợp đồng mua bán ngoại thương (Sales Contract)

• Văn bản pháp lý ràng buộc quyền và nghĩa vụ giữa bên mua và bên bán.

• Là căn cứ để giải quyết tranh chấp nếu phát sinh.

2. Chứng từ vận tải (Transport Documents)

2.1. Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L)

• Do hãng tàu hoặc forwarder phát hành.

• Xác nhận đã nhận hàng để vận chuyển và cam kết giao hàng đến cảng đích.

• Có nhiều loại: B/L gốc (Original B/L), Sea Waybill, Telex Release…

• Đây là chứng từ quan trọng nhất để nhận hàng.

2.2. Vận đơn đường hàng không (Airway Bill – AWB)

• Tương tự B/L nhưng dùng cho vận chuyển hàng không.

• Không thể chuyển nhượng như B/L, chỉ mang tính xác nhận.

2.3. Vận tải đa phương thức (Multimodal Transport Document)

• Sử dụng khi hàng hóa được vận chuyển kết hợp nhiều phương thức (biển + bộ, hàng không + bộ…).

3. Chứng từ hải quan và pháp lý (Customs & Legal Documents)

3.1. Tờ khai hải quan (Customs Declaration)

• Do doanh nghiệp khai báo trên hệ thống hải quan điện tử.

• Bao gồm thông tin về hàng hóa, trị giá, thuế suất và các giấy tờ kèm theo.

3.2. Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O)

• Xác nhận nguồn gốc xuất xứ hàng hóa.

• Giúp hưởng ưu đãi thuế quan theo các FTA (ví dụ: C/O form E, CPTPP, EVFTA…).

3.3. Giấy phép xuất nhập khẩu (nếu cần)

• Áp dụng cho hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành (ví dụ: dược phẩm, hóa chất, phế liệu…).

4. Chứng từ bảo hiểm (Insurance Documents)

4.1. Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate)

• Do công ty bảo hiểm cấp, xác nhận hàng hóa được bảo hiểm trong quá trình vận chuyển.

• Thường được yêu cầu trong hợp đồng CIF hoặc CIP (theo Incoterms).

5. Chứng từ kiểm tra, kiểm dịch (Inspection & Quarantine Documents)

• Giấy chứng nhận kiểm dịch động thực vật (Phytosanitary / Veterinary Certificate).

• Giấy chứng nhận kiểm định chất lượng (Certificate of Quality).

• Giấy chứng nhận khử trùng (Fumigation Certificate).
  → Đây là nhóm chứng từ đặc biệt quan trọng đối với hàng nông sản, thủy sản, thực phẩm.

6. Vì sao cần nắm rõ hệ thống chứng từ XNK?

• Tránh rủi ro pháp lý: sai chứng từ có thể khiến lô hàng bị phạt hoặc trả về.

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: chuẩn bị đúng ngay từ đầu giúp thông quan nhanh chóng.

• Đảm bảo thanh toán: ngân hàng chỉ thanh toán khi bộ chứng từ phù hợp điều kiện L/C.

• Tăng uy tín với đối tác: thể hiện sự chuyên nghiệp trong giao dịch quốc tế.

7. Kinh nghiệm quản lý chứng từ hiệu quả

• Sử dụng checklist: lập danh sách kiểm tra chứng từ trước khi xuất/nhập hàng.

• Ứng dụng công nghệ: số hóa và lưu trữ chứng từ trên hệ thống điện tử.

• Kiểm tra chéo giữa các bộ phận: kinh doanh – chứng từ – logistics – kế toán.

• Đào tạo nhân sự: liên tục cập nhật kiến thức về Incoterms, L/C, quy định hải quan.

Kết luận

Chứng từ xuất nhập khẩu chính là “chìa khóa” để giao dịch quốc tế diễn ra thuận lợi. Doanh nghiệp càng hiểu rõ và quản lý chứng từ tốt, thì càng hạn chế được rủi ro, tiết kiệm chi phí và nâng cao uy tín với đối tác.

👉 Trong các bài viết tiếp theo, XNKHub sẽ chia sẻ chi tiết hơn về quy trình thông quan hàng hóa và các lỗi thường gặp khi khai báo hải quan – những chủ đề mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng quan tâm.