Nhân viên chứng từ trong ngành Logistics – Người giữ nhịp cho dòng hàng hóa quốc tế

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, mỗi lô hàng đều đi qua hàng chục bước: đặt chỗ tàu, chuẩn bị hàng, làm hải quan, giao nhận, thanh toán quốc tế…
Giữa chuỗi quy trình đó, có một vị trí đảm bảo mọi giấy tờ, thông tin và dữ liệu được xử lý chính xác – đó chính là nhân viên chứng từ (Documentation Staff).

1. Nhân viên chứng từ là ai?

Nhân viên chứng từ trong ngành logistics là người chịu trách nhiệm chuẩn bị, kiểm tra và xử lý toàn bộ hồ sơ – chứng từ liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa quốc tế.

Họ làm việc trực tiếp với sale logistics, nhân viên hiện trường, hãng tàu, hãng hàng không, đại lý nước ngoài và khách hàng để đảm bảo mọi thủ tục được thực hiện đúng quy định.

2. Công việc cụ thể của nhân viên chứng từ

Tùy từng công ty (forwarder, hãng tàu, hoặc doanh nghiệp xuất nhập khẩu), công việc có thể khác nhau, nhưng thường bao gồm:

🧾 Chuẩn bị và kiểm tra chứng từ

• Soạn Booking, Invoice, Packing List, HBL/MBL, C/O, tờ khai hải quan, chứng từ thanh toán, v.v.

• Kiểm tra tính chính xác của thông tin: mã HS, trọng lượng, số container, cảng đi – cảng đến, điều kiện Incoterms…

• Đảm bảo chứng từ khớp nhau giữa các bên (khách hàng, hãng tàu, ngân hàng, cơ quan hải quan).

📦 Theo dõi tiến độ lô hàng

• Cập nhật thông tin lịch tàu, thời gian cắt máng, ETD/ETA.

• Phối hợp với bộ phận hiện trường để đảm bảo hàng hóa được giao nhận đúng kế hoạch.

• Gửi thông báo cho khách hàng khi có thay đổi hoặc phát sinh.

📮 Gửi và lưu trữ hồ sơ

• Gửi chứng từ vận chuyển cho khách hàng, đại lý, hoặc ngân hàng (trong trường hợp thanh toán L/C).

• Lưu trữ hồ sơ xuất nhập khẩu theo quy định để đối chiếu hoặc kiểm tra sau này.

🧠 Tư vấn và hỗ trợ nội bộ

• Hỗ trợ bộ phận sale trong việc cung cấp thông tin vận chuyển, quy định chứng từ.

• Giải thích quy định, cập nhật chính sách mới về hải quan, thuế, C/O, v.v.

3. Vai trò quan trọng của nhân viên chứng từ

Nếu ví ngành logistics như một cỗ máy phức tạp, thì nhân viên chứng từ chính là “bộ vi xử lý trung tâm” – nơi mọi thông tin được tổng hợp, kiểm soát và truyền đi chính xác.

Họ giúp:

• Giảm rủi ro pháp lý và tài chính cho doanh nghiệp thông qua việc kiểm soát chứng từ đúng chuẩn.

• Đảm bảo thông suốt quy trình vận chuyển quốc tế – không để sai sót nhỏ gây chậm trễ lớn.

• Tạo uy tín chuyên nghiệp cho công ty trong mắt khách hàng và đối tác quốc tế.

4. Kỹ năng cần có của một nhân viên chứng từ giỏi

Một Documentation Staff chuyên nghiệp cần hội đủ:

• Tỉ mỉ, cẩn thận và chịu được áp lực.

• Hiểu rõ quy trình logistics và xuất nhập khẩu.

• Thành thạo tiếng Anh thương mại, đọc hiểu chứng từ quốc tế.

• Kỹ năng tin học văn phòng, đặc biệt là Excel và email giao dịch.

• Tư duy hệ thống, có khả năng sắp xếp và theo dõi nhiều lô hàng cùng lúc.

5. Cơ hội nghề nghiệp

Nhân viên chứng từ là bước khởi đầu phổ biến cho nhiều người làm trong ngành logistics.
Sau một thời gian tích lũy kinh nghiệm, họ có thể phát triển lên các vị trí:

• Chuyên viên chứng từ cao cấp / Trưởng nhóm chứng từ.

• Nhân viên hiện trường / điều phối logistics.

• Nhân viên sale logistics / customer service.

• Hoặc mở rộng sang nghiệp vụ xuất nhập khẩu doanh nghiệp.

6. Kết luận

“Một lô hàng chỉ thật sự hoàn tất khi chứng từ hoàn hảo.”

Nhân viên chứng từ là người giữ nhịp vận hành cho toàn bộ hệ thống logistics, đảm bảo mỗi lô hàng đi đúng kế hoạch, đúng luật và đúng cam kết với khách hàng.
Đó là công việc đòi hỏi sự chính xác, chuyên nghiệp và niềm tự hào thầm lặng – nhưng lại là nền tảng cho mọi giao dịch thương mại quốc tế thành công.