Tâm sự nghề khai báo hải quan: Áp lực, trách nhiệm và niềm tự hào

“Bên ngoài nhìn vào thì thủ tục, giấy tờ là đơn giản. Nhưng ai ở trong mới hiểu được mỗi tờ khai, mỗi hồ sơ là bao tâm huyết, lo lắng, trách nhiệm…”

• Đi thực tập XNK: Không chỉ xin chữ ký, mà còn là “mùa gặt” kinh nghiệm quý giá 🌾
• Đi thực tập XNK cần chuẩn bị gì để không bị “bỡ ngỡ”?
• Các công việc hấp dẫn cho sinh viên ngành xuất nhập khẩu mới ra trường
• Những kỹ năng nhân viên xuất nhập khẩu cần có và cách nâng cao trong thời đại mới
• Xu hướng nhân sự xuất nhập khẩu sau Covid-19: Kỹ năng nào “sốt” trên thị trường?

1. Nghề khai báo hải quan là gì?

• Khai báo hải quan (Customs declaration) là công việc chuẩn bị, nộp các giấy tờ, chứng từ cần thiết để hàng hóa được phép xuất khẩu hoặc nhập khẩu qua biên giới.

• Bao gồm: invoice, packing list, bill of lading, chứng từ về thuế, kiểm định, giấy phép chuyên ngành nếu có, các giấy tờ kiểm tra hải quan…

• Mục đích: đảm bảo hàng hóa tuân thủ quy định pháp luật, tránh bị giữ, bị phạt hoặc bị trả về vì sai sót giấy tờ.

2. Áp lực hàng ngày

Một số thử thách mà nhân viên khai báo hải quan thường gặp:

3. Những khoảnh khắc không được nói ra

Ngoài áp lực còn có những câu chuyện chỉ người trong nghề mới thấu hiểu:

• Khi đêm muộn, vẫn ngồi kiểm tra giấy tờ lần cuối trước khi gửi hồ sơ.

• Khi khách hàng nói “sao đơn giản vậy mà sao mãi chưa xong” — trong đầu mình nghĩ: “Cứ mỗi trường hợp đều có nét riêng”.

• Khi nhận được thư thông báo sai giấy tờ, phải lo tìm cách chỉnh sửa, gửi lại, đôi khi cảm thấy mỏi mệt — nhưng khi hồ sơ được thông quan, nhìn lô hàng đi qua cửa hải quan là bao nhiêu mỏi mệt tan biến.

• Niềm vui nhẹ nhàng: khi chứng từ hoàn hảo, không một lỗi nhỏ; khi khách hàng khen xử lý nhanh, hồ sơ suôn sẻ; khi sau một ngày dài, mọi thứ “về đúng vị trí”.

4. Những kỹ năng “vô hình” giúp nghề này bền lâu

• Kiên nhẫn & tỉ mỉ: giấy tờ có thể chỉ sai nhỏ thôi mà ảnh hưởng lớn.

• Tinh thần học hỏi & cập nhật: quy định có thể thay đổi, nếu không theo kịp sẽ bị “ngợp”.

• Kỹ năng giao tiếp & phối hợp tốt: với khách hàng, với cơ quan hải quan, với các bộ phận vận chuyển, chuyên ngành.

• Ứng dụng công nghệ & công cụ hỗ trợ: Excel tốt, thành thạo các phần mềm khai báo, khai hải quan, kiểm tra luật mới, tra mã HS, tra thuế, sử dụng các công cụ trực tuyến.

• Quản lý stress: biết khi nào nên dừng lại nghỉ ngơi, khi nào cần gắng để hoàn thành công việc.

5. Niềm tự hào nghề khai báo

Dù nhiều người chỉ nhìn thấy phần giấy tờ, nhưng nghề khai báo hải quan mang trong nó:

• Trách nhiệm cao: giúp hàng hóa hợp lệ vào thị trường hoặc ra nước ngoài, góp phần thúc đẩy thương mại & kinh tế.

• Đóng góp vào chuỗi xuất nhập khẩu: nếu không có khai báo hải quan hiệu quả, toàn bộ chuỗi logistics có thể bị đình trệ.

• Cơ hội học hỏi & phát triển: nghề này giúp bạn hiểu sâu luật pháp, chính sách xuất nhập khẩu, vận tải, thuế, chuyên ngành…

• Khi làm việc tốt — được khách khen, được đồng nghiệp tin tưởng — thì cảm giác hoàn thành công việc, được nhìn thấy sản phẩm lao động mình mang lại tiện ích cho doanh nghiệp & khách hàng rất đáng giá.

6. Hướng tới tương lai: nghề khai báo cần thay đổi gì?

• Cần thêm nhiều công cụ số hóa, hệ thống phần mềm hỗ trợ mạnh hơn — từ việc tra mã HS, tra thuế, tới tự động kiểm tra giấy tờ thiếu.

• Đào tạo chuyên sâu hơn: không chỉ cho người mới, mà cả cho người đã lâu năm để cập nhật những thay đổi luật & chính sách.

• Chính sách minh bạch & ổn định hơn để giảm rủi ro cho doanh nghiệp & người làm nghề.

• Tăng sự công nhận & hỗ trợ từ nhà nước, từ các cơ quan hải quan cho những doanh nghiệp và cá nhân phối hợp tốt, xử lý hồ sơ đúng luật & nhanh chóng.

Kết

Nghề khai báo hải quan không phải nghề dễ nhìn, nhưng là nghề “ngầm” giữ cho dòng chảy thương mại được thông suốt. Những giấy tờ có thể chẳng ai nhớ tên, nhưng khi hoàn thành tốt — bạn biết mình đã góp phần quan trọng.

Nếu bạn đang làm nghề này, hãy share câu chuyện của bạn — những khó khăn, niềm vui, và những bài học bạn rút ra. Cùng XNKHub chia sẻ để cộng đồng hiểu hơn — và để nghề khai báo ngày càng chuyên nghiệp hơn.