10 lỗi thường gặp khi làm thủ tục hải quan và cách tránh

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan là khâu bắt buộc và có tính quyết định đến thời gian, chi phí của lô hàng. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp mới, thường mắc phải những lỗi cơ bản dẫn đến chậm trễ thông quan, phát sinh chi phí lưu container (DEM/DET), thậm chí bị phạt hành chính.

Trong bài viết này, XNKHub sẽ tổng hợp 10 lỗi phổ biến nhất khi làm thủ tục hải quan và chia sẻ kinh nghiệm để doanh nghiệp tránh rơi vào “bẫy” không đáng có.

1. Khai sai mã HS (HS Code)

Vấn đề:
Mã HS quyết định mức thuế và chính sách quản lý chuyên ngành. Nếu khai sai, doanh nghiệp có thể phải nộp thuế cao hơn, hoặc tệ hơn là bị xử phạt và truy thu thuế.

Cách tránh:

• Nghiên cứu kỹ biểu thuế và quy tắc phân loại HS.

• Tham khảo ý kiến của hải quan hoặc đơn vị logistics có kinh nghiệm.

• Sử dụng dịch vụ tư vấn phân loại hàng hóa khi cần thiết.

2. Sai sót trên hóa đơn thương mại (Invoice) và phiếu đóng gói (Packing List)

Vấn đề:

• Thiếu thông tin người mua/bán.

• Khác biệt số lượng, trọng lượng giữa invoice và packing list.

• Sai mô tả hàng hóa.

Cách tránh:

• Kiểm tra chéo giữa các chứng từ trước khi gửi đi.

• Lập checklist chứng từ để đối chiếu khi khai hải quan.

3. Không chuẩn bị đầy đủ chứng từ cần thiết

Vấn đề:
Một số hàng nhập khẩu cần thêm giấy phép chuyên ngành, chứng nhận kiểm dịch, kiểm tra chất lượng… nhưng doanh nghiệp thường bỏ sót, dẫn đến bị “ách tắc” tại cảng.

Cách tránh:

• Kiểm tra xem hàng hóa có thuộc diện quản lý đặc biệt hay không.

• Liên hệ trước với cơ quan chuyên ngành để xin giấy phép.

4. Khai báo sai trị giá hải quan

Vấn đề:
Doanh nghiệp có thể khai thấp trị giá để giảm thuế, nhưng khi hải quan phát hiện sẽ bị xử lý, thậm chí truy cứu trách nhiệm.

Cách tránh:

• Khai báo trung thực theo hợp đồng và invoice.

• Lưu giữ bằng chứng thanh toán (T/T, L/C) để chứng minh.

5. Nhầm lẫn về xuất xứ hàng hóa (C/O)

Vấn đề:

• Không xin C/O kịp thời nên không được hưởng ưu đãi thuế quan.

• Sai thông tin trên C/O dẫn đến hải quan bác bỏ.

Cách tránh:

• Kiểm tra yêu cầu C/O của từng thị trường.

• Xin cấp C/O đúng mẫu (Form E, Form D, Form AK…).

• Đối chiếu thông tin trên invoice, packing list, vận đơn trước khi nộp.

6. Không nộp thuế đúng hạn

Vấn đề:
Nhiều doanh nghiệp quên nộp thuế hoặc thanh toán chậm khiến tờ khai không được thông quan.

Cách tránh:

• Đăng ký tài khoản nộp thuế điện tử qua ngân hàng kết nối với hải quan.

• Lập kế hoạch thanh toán thuế ngay sau khi khai tờ khai.

7. Sai sót trong vận đơn (Bill of Lading / Airway Bill)

Vấn đề:

• Sai tên người nhận hàng (Consignee).

• Sai tên tàu, số container, số kiện hàng.

• Không khớp giữa vận đơn và chứng từ hải quan.

Cách tránh:

• Kiểm tra kỹ draft B/L trước khi hãng tàu phát hành bản chính.

• Yêu cầu chỉnh sửa ngay nếu phát hiện lỗi.

8. Không để ý đến phân luồng tờ khai

Vấn đề:
Doanh nghiệp khai báo xong nhưng không theo dõi tờ khai, đến khi hàng bị phân luồng vàng/đỏ thì không kịp bổ sung hồ sơ → chậm thông quan.

Cách tránh:

• Theo dõi sát tình trạng tờ khai trên hệ thống VNACCS.

• Chuẩn bị sẵn bộ hồ sơ giấy (nếu có khả năng vào luồng vàng/đỏ).

9. Chậm lấy hàng tại cảng/kho

Vấn đề:
Doanh nghiệp không bố trí phương tiện nhận hàng kịp thời sau khi thông quan, dẫn đến phát sinh phí lưu container (DEM/DET) hoặc lưu kho.

Cách tránh:

• Lên kế hoạch vận tải nội địa từ trước.

• Làm việc chặt chẽ với cảng/forwarder để nắm rõ thời gian free DEM/DET.

10. Thiếu hiểu biết về quy định mới

Vấn đề:
Chính sách xuất nhập khẩu thay đổi liên tục, nếu doanh nghiệp không cập nhật kịp thời có thể vô tình vi phạm.

Cách tránh:

• Thường xuyên cập nhật thông tin từ Tổng cục Hải quan, Bộ Công Thương.

• Theo dõi các kênh tin tức chuyên ngành hoặc website như XNKHub.

Kinh nghiệm từ thực tế

• Doanh nghiệp A nhập khẩu sản phẩm động vật thủy sản đông lạnh nhưng quên xin giấy phép nhập khẩu → bị giữ hàng 3 tuần, phát sinh phí lưu container lạnh hơn 100 triệu VNĐ.

• Doanh nghiệp B khai sai mã HS cho lô vải nhập khẩu → bị phạt  và truy thu thuế.

• Doanh nghiệp C làm hàng xuất khẩu nhưng quên xin C/O → khách hàng mất ưu đãi thuế, ảnh hưởng uy tín.

Kết luận

Thủ tục hải quan tuy phức tạp nhưng phần lớn các lỗi thường gặp đều xuất phát từ sự thiếu chuẩn bị. Bằng cách nắm rõ quy trình, lập checklist chứng từ và chủ động theo dõi, doanh nghiệp có thể hạn chế tối đa rủi ro và tiết kiệm chi phí.